Surabaya (Portalcommunication) – Kegiatan gathering kini menjadi salah satu agenda rutin yang digelar berbagai perusahaan dan komunitas untuk mempererat hubungan internal maupun eksternal. Namun, menyelenggarakan gathering yang sukses bukan perkara mudah. Karena itu, banyak pihak kini mengandalkan jasa event organizer (EO) untuk membantu mewujudkan acara yang profesional dan berkesan.
Namun, bagaimana cara memilih EO yang benar-benar kompeten? Berikut ini beberapa tips penting dalam memilih event organizer profesional untuk acara gathering, seperti dikutip dari para praktisi industri event di Jakarta:
1. Tentukan Tujuan dan Konsep Acara Sejak Awal
Pakar EO, Dina Rachman, menyarankan agar calon klien menyampaikan tujuan utama acara, apakah untuk membangun teamwork, hiburan, atau peluncuran produk. “Semakin jelas konsepnya, semakin tepat EO bisa merancang alur dan suasana acara,” ujarnya.
2. Pilih EO dengan Portofolio Gathering
Pastikan EO yang dipilih memiliki pengalaman khusus menangani event gathering. “Lihat dokumentasi acara sebelumnya. Kalau mereka terbiasa handle acara kantor atau komunitas besar, itu nilai plus,” ujar Andre, manajer operasional dari sebuah EO di Bandung.
3. Utamakan Komunikasi yang Responsif
Komunikasi menjadi faktor kunci dalam memilih EO. Respons cepat, proposal detail, dan alur kerja yang jelas merupakan tanda bahwa EO tersebut profesional. “Kalau dari awal sudah lambat merespons, kemungkinan besar pelaksanaan nanti juga bermasalah,” tambah Andre.
4. Teliti Penawaran dan Biaya Tambahan
Calon klien disarankan untuk meminta proposal lengkap dari EO, termasuk rincian anggaran, vendor yang terlibat, serta timeline kerja. Hindari EO yang tidak transparan soal biaya.
5. Legalitas dan Kontrak Kerja Wajib Diperiksa
EO profesional umumnya sudah berbadan hukum dan menyediakan kontrak resmi. Hal ini penting untuk perlindungan hukum dan kejelasan tanggung jawab selama dan setelah acara.
6. Cek Ulasan dan Rekomendasi
Tak hanya dari media sosial, calon klien juga disarankan mengecek ulasan EO di Google atau marketplace jasa. “Review positif dari klien sebelumnya bisa jadi indikator utama kredibilitas EO tersebut,” jelas Dina.
Gathering yang Sukses Butuh Mitra yang Tepat
Dengan meningkatnya permintaan akan event berkualitas, memilih EO yang tepat menjadi langkah krusial bagi perusahaan dan komunitas. EO profesional bukan hanya mengeksekusi acara, tapi juga membantu mewujudkan visi dan misi melalui pendekatan kreatif dan teknis yang matang.
Untuk layanan event dan komunikasi korporat yang andal, hubungi Portal Communication. Rezal – 0838 5607 5811
